Ako zrýchliť expedíciu v e-shope? 7 krokov bez investície do skladu

Expedícia e-shopu zahŕňa viacero krokov – od spracovania objednávky cez vychystanie a balenie tovaru až po odovzdanie zásielky dopravcovi. Každý z nich môže celý proces spomaliť.

Dobrou správou je, že zrýchliť expedíciu môžete aj bez väčšieho skladu, nových regálov či ďalších zamestnancov. Často stačí odstrániť zbytočné manuálne úkony, lepšie nastaviť existujúce procesy a efektívnejšie využiť nástroje, ktoré už máte k dispozícii.

Pripravili sme 7 praktických krokov, ktoré vám pomôžu zefektívniť expedíciu objednávok a skrátiť čas od prijatia objednávky po jej odovzdanie dopravcovi.

Zistite, kde pri expedícii strácate najviac času

Skôr než začnete čokoľvek meniť, potrebujete vedieť, čo vás v skutočnosti spomaľuje.

Mnohé e-shopy sa sústreďujú na rýchlejšie balenie, hoci najviac času strácajú ešte predtým – napríklad pri manuálnom spracovaní objednávok, hľadaní produktov alebo príprave prepravných štítkov.

Začnite jednoduchým meraním. Vyberte si 20 až 30 bežných objednávok a sledujte, koľko času zaberajú jednotlivé činnosti:

• Spracovanie a kontrola objednávky
• Vyhľadanie a vychystanie produktov
• Kontrola správnosti tovaru
• Balenie objednávky
• Vytvorenie a tlač prepravného štítka

Nezabudnite rozlišovať medzi aktívnou prácou a čakaním. Objednávka môže byť pripravená za päť minút, ale ďalšie dve hodiny čakať na spracovanie alebo odovzdanie dopravcovi.

Usporiadajte produkty podľa frekvencie objednávania

Efektívna expedícia e-shopu začína už pri vychystávaní tovaru.

Ak zamestnanec pri každej objednávke prechádza celý sklad, hľadá produkty na rôznych miestach alebo sa opakovane vracia k tým istým regálom, zbytočne stráca čas.

Riešením nemusí byť nový skladový systém ani prestavba priestoru. Často pomôže jednoduchá reorganizácia.

Ako na to?

1. Identifikujte 20 až 30 najpredávanejších produktov.
2. Umiestnite ich čo najbližšie k baliacemu pracovisku.
3. Podobné produkty zoskupte logicky, ale jasne oddeľte varianty, ktoré sa môžu zameniť.
4. Označte skladové pozície tak, aby boli ľahko identifikovateľné.
5. Pravidelne kontrolujte, či rozloženie zodpovedá aktuálnemu predaju.

Pri menších e-shopoch môže pomôcť aj obyčajné označenie regálov a políc.

Výpočet je ilustračný a predpokladá rovnakú úsporu pri každej objednávke.

Zoskupujte objednávky pri vychystávaní

Vychystávate každú objednávku samostatne? Pri vyššom počte objednávok to môže znamenať desiatky zbytočných presunov po sklade.

Alternatívou je takzvaný batch picking, teda hromadné vychystávanie viacerých objednávok naraz.

Namiesto toho, aby ste pre každý balík absolvovali samostatnú cestu po sklade, vyzdvihnete produkty pre viacero objednávok počas jedného prechodu.

Tento postup môže výrazne obmedziť pohyb po sklade, najmä pri e-shopoch s opakujúcimi sa produktmi.

Pripravte si baliace pracovisko tak, aby ste mali všetko poruke

Koľkokrát počas balenia odchádzate po lepiacu pásku, výplňový materiál alebo správnu veľkosť krabice?

Každý takýto presun trvá len niekoľko sekúnd, ale pri desiatkach objednávok denne sa čas postupne sčítava.

Dobre organizované baliace pracovisko by malo umožňovať vykonať väčšinu úkonov bez zbytočného presúvania. Zamerajte sa na tieto drobné zmeny:

• Najpoužívanejšie krabice a obálky umiestnite na dosah.
• Baliace materiály usporiadajte podľa frekvencie používania.
• Pripravte si dostatočnú zásobu výplňového materiálu.
• Vytvorte samostatné miesto pre hotové zásielky.
• Odstráňte z pracoviska veci, ktoré pri balení nepotrebujete.

Pomôcť môže aj jednoduchá štandardizácia balenia. Ak zamestnanci používajú jednotný postup a vedia, ktorý obal patrí ku konkrétnemu typu produktu, rozhodovanie pri každej objednávke sa skracuje.

Odstráňte manuálne prepisovanie údajov a tvorbu štítkov

Jedným z najväčších zdržaní pri expedícii býva administratíva.

Objednávka príde do e-shopu, zamestnanec otvorí systém dopravcu, prepíše údaje zákazníka, vyplní parametre zásielky a vytvorí prepravný štítok.

Pri jednej objednávke to nemusí predstavovať veľký problém. Pri desiatkach zásielok denne však ide o opakujúcu sa prácu, ktorá navyše zvyšuje riziko chýb.

Práve tu dokáže automatizácia expedície priniesť výraznú úsporu času.

Expedičný systém prepojený s e-shopom môže automaticky načítať údaje z objednávok a pripraviť podklady pre vytvorenie zásielok. V praxi to znamená, že nemusíte opakovane zadávať adresy, kontaktné údaje či informácie o zvolenom spôsobe dopravy.

Ďalšou výhodou je hromadná tlač prepravných štítkov a možnosť spravovať viacerých dopravcov v jednom rozhraní.

Napríklad Chameleoon umožňuje prepojiť e-shop s dopravcami a zjednodušiť spracovanie zásielok bez neustáleho prepínania medzi jednotlivými systémami.

Nemusíte pritom investovať do nového skladu. Automatizácia sa týka predovšetkým existujúcich administratívnych procesov.

Zaveďte kontrolu objednávok priamo pri balení

Na prvý pohľad sa môže zdať, že kontrola správnosti objednávky celý proces spomaľuje. V skutočnosti však môže ušetriť oveľa viac času, než koľko zaberie.

Nesprávne odoslaný produkt totiž často znamená:

• Komunikáciu s nespokojným zákazníkom.
• Riešenie vrátenia alebo výmeny tovaru.
• Opätovné vychystanie a zabalenie objednávky.
• Dodatočné náklady na dopravu.

Namiesto manuálneho porovnávania produktov s objednávkou môžete využiť kontrolu pomocou čiarových kódov.

Pri takzvanom pickingu a packingu pracovník naskenuje produkt a systém overí, či patrí do konkrétnej objednávky.

Takáto kontrola pomáha predchádzať zámene produktov a zároveň zjednodušuje zaškoľovanie nových zamestnancov.

Nastavte jasné pravidlá a časy expedície

Posledným krokom je organizácia samotného pracovného dňa.

Ak objednávky spracovávate priebežne bez jasného systému, zamestnanci môžu neustále prerušovať rozpracovanú činnosť a presúvať sa medzi vychystávaním, balením a administratívou.

Pomôže stanoviť jednoduché pravidlá:

• Určite čas, dokedy musia byť objednávky pripravené na odovzdanie dopravcovi.
• Rozdeľte objednávky podľa priority, napríklad podľa termínu odoslania.
• Zoskupujte podobné úlohy, ak to váš objem objednávok umožňuje.
• Vyhraďte si čas na riešenie problémových objednávok.
• Pravidelne vyhodnocujte, či nastavený postup funguje.

Koľko času môžete zrýchlením expedície ušetriť?

Aj malé zlepšenia jednotlivých krokov môžu mať v súčte významný efekt. Pozrime sa na modelový príklad e-shopu, ktorý denne spracuje 100 objednávok.

V tomto príklade sa čas aktívnej práce na jednej objednávke skráti o 115 sekúnd. Pri 100 objednávkach denne ide približne o 3 hodiny a 12 minút ušetreného času. Za 20 pracovných dní predstavuje úspora takmer 64 hodín.

Ide o ilustračný scenár, nie o garantované výsledky. Skutočná úspora závisí od sortimentu, organizácie práce a miery automatizácie. Výpočet nezahŕňa čakanie na dopravcu ani prípadné dodatočné náklady na softvér.

Ako začať? Jednoduchý plán na prvý týždeň

Nemusíte zavádzať všetkých sedem zmien naraz. Efektívnejšie je začať tam, kde máte najväčšie rezervy.

• Deň 1 – 2
  Zmerajte čas jednotlivých krokov expedície a identifikujte najväčšie zdržania.
• Deň 3
  Usporiadajte najpredávanejšie produkty a optimalizujte baliace pracovisko.
• Deň 4
  Otestujte hromadné vychystávanie objednávok a jednoduchší systém kontroly tovaru.
• Deň 5
  Preskúmajte možnosti automatizácie administratívy, tlače štítkov a prepojenia s dopravcami.

Po zavedení zmien opäť zmerajte čas spracovania objednávok. Len tak zistíte, ktoré úpravy priniesli skutočný výsledok.

Rýchlejšia expedícia nemusí znamenať väčší sklad

Ak chcete zrýchliť expedíciu vo svojom e-shope, nemusíte automaticky investovať do nových priestorov, vybavenia alebo ďalších zamestnancov.

Veľká časť zdržaní vzniká v každodenných procesoch – pri hľadaní produktov, zbytočných presunoch, manuálnom prepisovaní údajov alebo neefektívnej organizácii práce.

Najlepším prvým krokom je preto zjednodušiť to, čo už robíte. A tam, kde sa úlohy pravidelne opakujú, zvážiť automatizáciu.